روشهای مدل‌سازی فر‌ایندهای کسب و کار

 

1_ روشهای مدل‌سازی فر‌ایندهای کسب و کار[1]

شیوه‌های نمایش و تحلیل فرایندها که روش های مدل‌سازی فر‌ایندهای کسب و کار[1] خوانده می‌شوند، BPM بر مبناي معماري فرايندي كه روابط داخلي مابين فرايند هاي كليدي كسب و كار همراه با امكان پشتيباني فرايندها و همسويي آنها با استراتژیها، اهداف و سياستهاي يك سازمان را هم سو مي كند، پايه گذاري شده است. BPMبا ايجاد تغيير رويكرد سازماني از عملكرد محوري به فرايندمحوري، روش هاي مورد نياز براي همسويي فرايند هاي كسب و كار با اهداف استراتژيك و نيازهاي مشتري كه در جهت انجام كسب وكار موثر مورد نياز است را ارائه ميكند. با توجه به شناخته شدن اهميت BPMبعنوان يك رويكرد مديريتي، تعداد توليد كنندگان و مشاوراني كه در زمينه محصولات و سرويسهاي سيستم هاي  BPMدر حال فعاليت هستند روبه رشدبوده و سيستمهاي BPM بر اساس توسعه در دو حوزه ITو كسب و كار بنيان نهاده شده است. مهم ترين قسمت ها در حوزه كسب و كار مديريت كيفيت فراگير (TQM) و مهندسي مجدد فرايند كسب و كار (BPR)است.مدل‌سازی فرایندها فعالیتی است که توسط تحلیل‌گران فرایندها و به منظور استخراج فرایندهای موجود و نمایش فرایندهای جدید در تمام متدولوژی‌ها و استراتژی‌های مهندسی مجدد مورد استفاده قرار می‌گیرد. در چنین فعالیتی تحلیل‌گران از ابزارهای مدل‌سازی برای مدل کردن وضعیت فعلی و وضعیت آینده سازمان استفاده می‌کنند. در ادامه ابتدا به مفهوم فرایند کسب و کار و اجزای آن و سپس به معرفی روشهای معمول مدل‌سازی فرایندهای کسب و کار شامل IDEF0 ، IDEF1، IDEF1X، RAD، REAL، مدل‌سازی پویا، مدل‌سازی شیء گرا، AI و MAIS.، مقایسه نحوه نمایش و مراحل مدل‌سازی هریک می پردازیم.

مدل‌سازی فرایندهای کسب و کار

 یک فرایند کسب و کار از پنج جزء اصلی تشکیل شده است :  

_یک فرایند کسب وکار مشتریان خود را دارد.

_یک فرایند کسب وکار از تعدادی فعالیت تشکیل شده است.

_این فعالیتها با هدف خلق ارزش برای مشتری انجام می‌شود.

_فعالیتها توسط مجریان فعالیت انجام می‌شوند که ممکن است انسان یا ماشین باشند.

_در یک فرایند کسب و کار معمولاٌ چندین واحد سازمانی درگیر هستند که مسئول کل فرایند هستند.

روشهای مدل‌سازی ، فرایندها را به 4 دسته تقسیم کرده است :

 روش‌های فعالیت‌گرا:

در این شیوه یک فرایند کسب و کار به صورت ترتیب مشخصی از فعالیتها تعریف می‌شود. این روشها کارکرد خوبی برای پالایش مدل‌‌های کسب و کار دارند. با این حال این نگرش مکانیزه ممکن است در نمایش پیچیدگی واقعی کار ضعف داشته باشد و در نتیجه برای پیاده‌سازی فرایندهای جدید کسب و کار دچار مشکل شود.

روش های شی‌ء گرا:

این شیوه‌ها با مفاهیم شیءگرایی نظیر کپسول‌سازی، توارث و ویژه‌گری مرتبط هستند. اصول شیء گرایی برای مدل‌کردن فرایندهای کسب و کار قابل استفاده است اما در عمل کاربرانی مانند صاحبان فرایند یا اعضای گروه معمولاً کارشان را بر اساس فعالیت توصیف می‌کنند نه شیء.

 روش‌های نقش‌گرا:

در این روشها یک فرایند کسب و کار به صورت ترکیبی از نقشهاست که به صورت مجموعه‌ای از افراد و مسئولیتهای آنها و تعاملات میان آنها تعریف می‌شود. یک فرایند کسب وکار در دنیای واقعی متشکل از نقشهای مختلفی است که کارهای محول شده را به صورت ترتیبی، موازی و یا انتخابی انجام می‌دهند. هر نقش به صورت واحد مدل‌سازی فعال و مستقل در نظر گرفته می‌شود و یک فرایند کسب و کار به صورت تعامل میان نقشها نمایش داده می‌شود. بنابراین در این روشها یک نقش ممکن است در مجموعه‌ای از فعالیتها درگیر باشد و فعالیتهای خاصی را انجام دهد. مجموعه‌ای از فعالیتها را می‌توان به یک نقش خاص نسبت داد. ضعف این روشها این است که برای نشان دادن ترتیب یک منطق پیچیده مناسب نیستند.

 روشهای گفتار-عمل گرا:

بر اساس تئوری زبان‌شناختی بنا شده‌اند. در این روشها فرایند ارتباطات به صورت یک حلقه 4 مرحله‌ای دیده می‌شود: پیشنهاد، توافق، اجرا و رضایت. با وجود آنکه هر کسب و کار می‌تواند به صورت ارتباط مشتری و ایفا کننده دیده شود، این دسته از روشهای مدل‌سازی چندان کمکی به‌تحلیل فرایندهای کنونی یا خلق فرایندهای جدید نمی‌کنند.

در ادامه به معرفي و بيان شرح مختصري از هر يك ‌پرداخته مي‌شود.

1. IDEF0

        روش IDEF0 از يك زبان گرافيگي كاملا جا افتاده كه با عنوان روش تحليل و طراحي ساخت‌يافته شناخته مي‌شود، مشتق شده است. اين روش كه با عنوان روش مدل‌سازي كاركردها نيز شناخته مي‌شود، براي مدل كردن تصميمات، كنشها و فعاليتهاي يك سازمان يا يك سيستم در يك قالب گرافيكي ساخت‌يافته به‌كار مي‌رود. علاوه بر آن روش IDEF0 مي‌تواند به‌عنوان يك ابزار تحليلي براي شناسايي كار انجام شده و تشخيص آنچه كه براي انجام آنها مورد نياز است، استفاده شود. بنابراين ساخت مدل‌هاي IDEF0 معمولا به‌عنوان يكي از فعاليتهاي اوليه در توسعه يك سيستم انجام مي‌گيرد.جزء اصلي مدل IDEF0 فعاليتها هستند. هر فعاليت با چهار جزء مشخص مي‌شود: ورودي، كنترل، خروجي و مكانيسم كه به‌اختصار ICOM خوانده مي‌شوند. در روند مدل‌سازي از رويكرد بالا به پايين براي تحليل فرايندها در سطوح متفاوت استفاده مي‌شود. همچنين اين مدل بر روابط كاركردي تمركز مي‌كند تا نشان دهد كه "چه" چيزهايي در يك فرايند بر اساس نمودار مدل‌سازي ICOM اجرا مي‌شود.

روش IDEF0 داراي محدوديتها و معايبي از جنبه‌هاي گوناگون است.

_ساختار سلسله مراتبي مدل‌هاي فعاليت، شرط‌ها و يا توالي پردازشها را به روشني مشخص نمي‌كند.

_درجريان تحليل يك مدل IDEF0 ممكن است فعاليتهاي تكراري، غير ضروري و فعاليتهاي گلوگاه برخورد كنيم.

مهمترين محدوديتهاي IDEF0 شامل موار زير است:

 _ نمايش ايستاي سيستم است كه تنها روابط وظيفه‌مندي را نشان مي‌دهد اما لزوما جنبه‌هاي پوياي درون آن را نشان نمي‌دهد. _ اين روش نمي‌تواند براي مدل‌سازي‌هاي كمي و ارزيابي مدل با استفاده از روشهاي رياضي به كار رود.
 _ تشخيص دادن چگونگي جريان اطلاعات ميان نمودارها كار مشكلي است.

_ وضعيت آني و توالي فعاليتها را به صـــورت واضح نشان نمــي‌دهد.

_همچنين منبع اطلاعاتي داده‌هاي ورودي‌، خروجي و داده‌هاي كنترلي مشخص نيست.

روش مدل‌سازي IDEF9000 بر پايه روش IDEF0 توسعه داده شده است و از نشانه‌گذاري­ها و مفاهيم گسترش‌يافته‌تري نسبت به IDEF0  به منظور نمايش و ايجاد ارتباط با استانداردهاي كيفي ISO 9001 استفاده مي‌كند.

با استفاده از نشانه‌گذاريها و مفاهيمي كه در IDEF9000 استفاده مي‌شود مي‌توان فعاليتها و جريانهايي را كه توسط استاندارد ISO 9001 كنترل مي‌شود را در همه سطوح جزئيات مدل يك فرايند مشخص كرد. به اين ترتيب سازمانها مي‌توانند در طراحي مجدد فرايندهاي خود بخشهايي از فرايند كسب و كار را كه در آن بايد كنترلها و محدوديتهاي ISO  9001 اعمال شود را تشخيص دهند.

2.     IDEF1

كه يك روش مدل‌سازي اطلاعاتي است، بر پايه سه روش

1- موجوديت- اتصال- كليد- مشخصه

 2- موجوديت- ارتباط

3 - ارتباطي Codd شكل گرفته است.

هدف اصلي در روش IDEF1 جمع‌آوري اطلاعات موجود در مورد كليه اشياي درون سازمان و مديريت آنهاست. بنابراين ديدگاه IDEF1 از يك سيستم اطلاعاتي نه تنها اجزاي خودكار برنامه‌هاي كامپيوتري، بلكه انسانها، قفسه‌ها، تلفن‌ها و .. نيز هست. IDEF1روشي براي ايجاد يك مدل اطلاعاتي است كه ساختار اطلاعاتي مورد نياز براي پشتيباني از كاركردهاي يك سيستم يا يك سازمان را ايجاد مي‌كند.

اين روش براي مشخص كردن موارد زير به كارمي‌رود:

- جمع‌آوري، ذخيره و مديريت اطلاعات توسط سازمان

- وجود قوانيني براي نظارت بر مديريت اطلاعات

- وجود ارتباطات منطقي در اطلاعات

- مشكلاتي كه بر اثر نبود صحيح اطلاعات ايجاد مي‌شوند.

3.     IDEF1X

 IEEE IDF1X  يك استاندارد معنايي مدل‌سازي است كه چهار عنصر در مدل‌سازي قوانين آن درگير هستند:

موجوديت، پيغام، مشخصه و رابطه.

 نمودار IDEF1X سه سطح متفاوت از جزئيات را تشريح مي‌كند:

_سطح موجوديت-رابطه كه موجوديتها و رابطه بين آنها را تعريف مي‌كند.

_ سطح مبتني بر كليد كه با استفاده از كليد موجوديتها در خصوص قوانين كسب و كار تصميم‌گيري مي‌كند.

_سطح توصيف كامل جزئيات و مشخصه‌ها كه در اين سطح، هم ويژگيهاي اصلي و هم ويژگيهاي غيركليدي براي تصميم‌گيري كسب و كار استفاده مي‌شوند.

1. IDEF3

در IDEF3 شبكه‌اي از روابط بين فعاليتها در زمينه يك سناريو خاص شكل مي‌گيرد. جزء اصلي IDEF3 واحدهاي رفتاري هستند كه با يك مستطيل نشان داده مي‌شوند. خصوصيات و جزئيات واحدهاي رفتاري در قالب نام، شماره مرجع، اشيا، واقعيتها، محدوديتها و شرح آنها نشان داده مي‌شود. واحدهاي رفتاري را مي‌توان به واحدهاي كوچكتر تجزيه كرد تا بتوان سطوح جزئي‌تر آنها را نمايش داد. واحدهاي رفتاري توسط نقاط اتصال مثل انشعاب، اتصال، AND، OR، XOR و رابط‌ها مرتبط هستند.

نقش IDEF3 به‌عنوان يك روش مدل‌سازي فرايندهاي كسب وكار به‌طور خلاصه عبارت است از:

_ تمركز بر چگونگي كاركرد اشياء در سازمان

_تسهيل مدل‌سازي هم از نظر ديدگاههاي چندگانه و هم از نظر سطوح تجرد چندگانه

_امكان مدل‌سازي بالا به پايين و پايين به بالا

_ پشتيباني از تحليل‌هاي فرايند-محور و شيء-محور

_ امكان نمايش روابط هم از نظر زماني و هم از نظر منطقي

1. RAD

در اين روش براي مدل‌سازي فرايندهاي كسب و كار از پنج مفهوم كليدي استفاده مي‌شود:

 _فعاليتها ميان نقشها تقسيم مي‌شوند.

_آنچه كه سازمان در يك فرايند به دنبال به دست آوردن آن است، اهداف فرايند است.

_براي دستيابي به اين اهداف فعاليتهايي طراحي مي‌شوند.

_ براي انجام فعاليت بايد افرادي كه در يك گروه هستند با يكديگر تعامل داشته باشند.

_ عملكرد سازمان و همكاري ميان افراد بر طبق قوانين كسب و كار سازمان انجام مي‌گيرد.

در اين روش براي مدل‌سازي از نمودارهايي به نام نمودار نقش-فعاليت استفاده مي‌شود. يك نمودار نقش- فعاليت   (RAD)  از مفاهيم اساسي مثل نقش، حالت، اهداف فرايند، فعاليت و تعامل تشكيل شده است. قوانين كسب و كار به صورت الگوهايي از ترتيب، فعاليتهاي همزمان و انتخاب كنش نشان داده مي‌شوند. اين الگوها از تركيب مفاهيم كليدي فوق استفاده مي‌كنند.

1. REAL

 

روش REAL توسط دنا (1995) ارائه شده است و اجزاي آن منابع، وقايع، عاملها و مكان است. اين مدل به دنبال پاسخگويي به سؤالات زير در مورد يك رويداد كسب و كار است:

_ چه چيزي و چه موقع اتفاق افتاد ؟

_چه نقشهايي بازي شد و چه چيزي و يا چه كسي نقش را اجرا كرد؟

_چه منابعي درگير بودند و چقدر استفاده شدند؟

_ واقعه كجا اتفاق افتاد؟

با وجود آنكه قدمهاي مشخصي براي توسعه مدل REAL ارائه شده است، اما نمادگذاري مشخصي براي نمايش اجزاي مدل وجود ندارد.

7.     مدل‌سازي پويا

مدل‌سازي پويا رويكردي ساخت‌يافته براي تحليل و تشخيص مشكلات سازماني با استفاده از مدلهاي پوياست. براي تحليل فرايندهاي كسب و كار از يك مدل پويا از موقعيت كنوني استفاده مي‌شود و سپس خروجيهاي آزمايشي همراه با ساير راه‌ حلها بدون نياز به پياده‌سازي در محيط پيچيده واقعي قابل ارزيابي هستند. در روش مدل‌سازي پويا گامهاي زير اجرا مي شود:

_. قاعده سازي براي مشكل

-تصويرسازي و درك مشكل

_ مشخص كردن مدل

_ چك كردن مدل

_ يافتن راه‌حل

_ پياده سازي راه حل

8.     مدل‌سازي شيءگرا

رويكرد مدل‌سازي شيء‌گرا توسعه يافته مدل شيء گراي تحليل سيستم است كه براي تحليل فرايندهاي موجود و كمك به طراحي مجدد آنها پيشنهاد شده است. در اين رويكرد يك سيستم از 4 كلاس مبنا براي اشيا تشكيل شده است : ‌خروجي، شكل فيزيكي، واقعه و ورودي‌. علاوه بر تحليلهاي موجود در تحليل شيء گراي سيستم از منظر اطلاعاتي و وظيفه‌اي ، روش مدل‌سازي شيء گرا ابعاد رفتاري و سازماني را نيز در بر مي‌گيرد. در اين روش خصوصيات رفتاري پوياي سيستم در درون كلاسهاي رويداد ساخته مي‌شوند.

1. مدل AI

مدل AI توسط «يو» و «ميلوپولوس» در سال 1996 پيشنهاد شد و براي به‌دست آوردن انگيزه‌ها، اهداف و روابط موجود  در فعاليتها و موجوديتها بكار مي‌رود. در اين چارچوب فرايندها بازيگران اجتماعي هستند كه براي دستيابي به هدف، انجام وظيفه و مصرف كردن منابع به ديگر فرايندها وابسته هستند.

 اين چارچوب شامل دو مدل است:

_ مدل وابستگي استراتژيك كه شبكه ارتباطي بين بازيگران را با چهار نوع وابستگي هدف، وظيفه، منابع و وابستگيهاي ضعيف را نشان مي‌دهد.

_ مدل پايه استراتژيك كه روابط بين فرايندها را با دو نوع اتصال ،اتصالات وسيله-هدف و اتصالات تجزيه وظايف نشان مي‌دهد.

10.    مدل MAIS

در مدل MAIS هر فرايند از 4 جزء تشكيل مي‌شود:

عامل, وظيفه, سازمان و ساختار اطلاعاتي .

عامل به‌صورت يك شيء با قابليت فعاليت و يادگيري تعريف مي‌شود كه پيامهاي ورودي را دريافت مي‌كند و پيامهاي خروجي را ايجاد و به عاملهاي ديگر مي‌فرستد. در ساختار اطلاعاتي ، عاملها براي اجراي وظايف، مطابق قوانين سازماني با يكديگر ارتباط و همكاري دارند. براي پياده سازي روش مدل‌سازي MAIS چارچوب شبيه‌سازي «سوارم» به كار رفته است.

---

[1] BPM=Business Process Modeling