سازمان‎های داده محور | فرآیند محور

برای ورود به «مدیرت فرآیند های کسب و کار» ابتدا لازم است مفهوم سازمان فرآیند محور را درک نماییم. به طور کلی می‎توان سازمان‎ها را به دو دسته داده محور و فرآیند محور تفکیک نمود.

سازمان‎های فرآیند محور سازمان‎های مدرنی هستند که توانسته‎اند فعالیت‎ها را در فرآیند‎های کاری تعریف و این فرآیند‎ها را در سازمان به اجرا درآورند.

در سازمان‎های فرآیند محور:

  • فرآیند و      سازمان نقش آفرین می‎یاشد
  • مراحل بعدی      هر فعالیتی توسط BPMS تعیین می‎گردد     
  • نرم‎افزارهای      جزیره‎ای در فرآیندهای اجرایی سازمان با یکدیگر      یکپارچه شده‎اند
  • در هر لحظه      می‎توان فرآیندهای جاری را مورد پایش قرار داد      و میزان فعالیت‎های هر واحد را برآورد نمود.

در مقابل آن، سازمان‎های داده محوروجود دارند که در آن:

  • پایگاه های      داده و داده‎ها نقش آفرینی می‎کنند     
  • افراد      هستند که مراحل بعدی را تشخیص داده یا تعیین می‎نمایند     
  • نرم‎افزارهای      جزیره‎ای با هم ارتباط ندارند
  • قابلیت      پایش بر روی فعالیت‎هایی که افراد باید انجام دهند و انجام داده‎اند      وجود ندارد

به طور کلی می توان اظهار نظر کرد که در حال حاضر بسیاری از سازمان‎ها در سطح کشور «داده محور» هستند که با استفاده از «مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS)» می‎توان این سازمان‎ها را به سازمان‎های «فرآیند محور» تبدیل نمود.

BPM

در گذشته مرسوم بود كه برای هر یك از فرآیندها یا وظیفه ها ، سیستم‌های جداگانه‌ای در محدوده آن فرآیند و وظیفه تهیه می‌شد كه به سیستم‌های جزیره‌ای معروف بودند، ولی مشكلاتی اساسی به مرور زمان با این نوع نگرش حاصل می‌شد كه یكی از بزرگ‌ترین آن‌ها این بود كه چون هر یك از سیستم‌ها برای یك فرآیند یا وظیفه  خاص تهیه می‌شدند، اتصال سیستم‌ها به یكدیگر مشكل یا حتی غیرممكن بود و از طرفی چون دید طراحی سیستم‌ها در مورد بخشی از سازمان و نه كل آن بود، این سیستم‌ها اهداف كلی سازمان را به نحو مطلوب برآورده نمی‌كردند. بدین‌صورت ایده سیستم‌های یكپارچه سازمانی به وجود آمد. در این دیدگاه برای سازمان یك سیستم متشكل از تعدادی زیرسیستم مستقل، ولی مرتبط با هم طراحی می‌شد كه مشكلات مذكور را مرتفع می‌ساخت. با این حال یك مشكل اساسی كه هنوز هم خودنمایی می كرد، حجم زیاد كار برای طراحی و پیاده سازی این سیستم‌ها بود. به این‌ دلایل بود که  BPM مطرح شد كه با داشتن الگوهای متعدد مورد نیاز سازمان‌ها، روشی یكپارچه برای تعریف، اجرا و مدیریت فرآیندهای كسب وكار سازمان‌ها را ارایه می‌كرد و با استفاده از متدها و ابزارهای خاص خود حجم كار توسعه راه‌حل‌های اطلاعاتی برای سازمان‌ها را به حداقل می‌رساند.در زمینه تعریف BPM و مفهوم آن بین شركت‌های مختلف و صاحب‌نظران این رشته اختلافاتی وجود دارد، ولی آنچه عموماً در بین این نظرات مشترك است این است كه:  BPM روشی یكپارچه و نظام‌مند برای طراحی، اجرا و پایش فرآیندهای كسب و كار است كه ممكن است در هر یك از آن‌‌ها افراد یا نرم‌افزارها در سازمان درگیر باشند. تعاملات بین افراد و نرم‌افزارها و گردش اطلاعاتی سازمان است كه به آن حیات می‌بخشد و هدف از وجود BPM این است بتواند این فرآیندها را در سازمان مدیریت كند و ابزاری برای بهبود آن‌ها در طول زمان نیز ارایه دهد.

BPM فرآیندی منطقی برای مدیریت كسب‌وكار و تغییرات آن است. هر فرآیند باید با توجه به وضع مطلوب پیاده شود و سپس در طول زمان می‌توان فرایند مورد نظر را بهبود بخشید. این روال ممكن است بارها در مورد هریك از فرآیندها اجرا گردد. از این رو چرخه حیات BPM به طور تكرارشونده است و در هر تكرار باید ارزش ‌افزوده‌ای به فرآیند و منطق كاری آن افزوده گردد.

 چرخه حیات BPM در یک سازمان

 

˜‌ مدل‌سازی و طراحی‌

در این مرحله،‌ منطق كسب‌وكار و فرآیندهای آن مدل می‌شوند. دیدگاه BPM بر این مبنا است كه در ابتدا لازم نیست فرآیندهای كسب‌وكار بهینه گردند، بلكه می‌توان وضعیت موجود را مدل ساخت و بعد با استفاده از مكانیزم‌هایی كه سیستم BPM در اختیار می‌گذارد، فرآیندها را بهبود بخشید و آن‌ها را بهینه‌تر ساخت. به منظور مدل‌سازی كامل منطق كسب‌وكار لازم است قوانین كسب و كار را مدل‌سازی نمود كه این كار از طریق موتور قوانین كسب‌وكار ممكن می‌گردد. از طریق این موتور می‌توان قوانین كسب‌وكار را مدل نمود و در طول زمان، تغییرات لازم را در آن‌ها اعمال كرد؛ بدون آن‌كه نیازی به تغییر در سایر اجزای كسب‌وكار باشد. جدا بودن محل نگهداری قوانین كسب‌وكار از فرآیندهای كسب‌وكار این امكان را فراهم می‌سازد كه بتوان مدیریت تغییرات قوانین كسب‌وكار را بدون درگیر شدن با تغییرات در فرآیندها به انجام رساند.
˜‌ توسعه و استقرار

بعد از شناخت و مدل‌سازی فرآیندهای كسب‌وكار لازم است فرآیندهای مربوطه را به‌ همراه قوانین كسب‌وكار پیاده‌سازی نمود و در سازمان مستقر ساخت. كلیه سیستم‌های قدیمی (Legacy) و موروثی از طریق سیستم BPM باید به هم متصل و یكپارچه شوند                                                   .
˜‌ مدیریت و تعامل‌

پس از استقرار سیستم در سازمان، كاربران مختلف در سازمان می‌توانند فرآیندها را اجرا‌كنند. در حین اجرای فرآیندها گروه‌های مختلفی از افراد سازمان با توجه به نقشی كه در سازمان دارند، با فرآیندها به گونه‌ای كه خاص نقش آن‌ها است درگیر خواهند شد. به‌عنوان مثال، كاربران كسب‌وكار  بعد از استقرار فرآیندهای مكانیزه شده در سازمان باید كارهایی از قبیل تأیید یا رد برخی تصمیمات كلیدی و مدیریت استثناهای خارج از استراتژی معمول سازمان را انجام دهند،‌ مدیران و ناظران بر اجرای فرآیندها به طور مؤثر و بهینه نظارت كنند و متخصصان IT باید فرآیندهای مكانیزه را از لحاظ تطابق با استانداردهای مختلف مدیریت نمایند                                                
˜‌ تحلیل و بهینه‌سازی‌

استقرار فرآیندها در سازمان به منزله اتمام كار نیست، بلكه از این پس كاربران حوزه كسب‌و‌كار باید بتوانند اجرای فرآیندها را بر اساس یك سری از پارامترهای كلیدی در زمینه اندازه‌‌گیری كارایی فرآیندها، تحلیل نمایند و در صورت لزوم، تغییرات لازم را در فرآیندها اعمال كنند تا از این طریق، كارایی فرآیندها افزایش یابد و هر نوع بهینه‌سازی مورد نیاز در مورد آن‌ها اعمال گردد. به وسیله این قابلیت‌، كاربران حوزه كسب‌و‌كار می‌توانند تصمیم‌گیری‌های مرتبط با فرآیندها را در زمان اجرای سیستم مشخص نمایند و در همان جا آن‌ها را اعمال كنند.

 مزایای BPM

مزایای BPM  بسیار است، اما مهمترین آنها به شرح زیر است:

  امکان شناسایی و اصلاح فرآیندها، بهبود فرآیندهای ارتباطی و شناسایی گلوگاه ها ،یکپارچه سازی فرآیندها و خدمات،تهیه گزارش ها و تحلیل های اجرایی و مدیریتی،اجرای اتوماتیک وظایف تا حد امکان  ، توانایی بهره گیری از Best Practice  ها،هشدارها و واکنش های اتوماتیک (Triggers)،کاهش زمان ارائه محصولات یا خدمات جدید،افزایش رضایت مشتری ، تسریع هماهنگی میان قوانین و محیط کاری  ،کمک به توسعه برنامه های کاربردی در سازمان با استفاده از ابزارهای گرافیکی و ایجاد Workflow ، کاهش هزینه های مربوط به توسعه برنامه های کاربردی در سازمان  ، کنترل‌ و پایش کارایی‌ کسب‌ و کار..

بسیاری از مدیران «کاهش هزینه های اجرایی» و «افزایش میزان بهره‌وری» را به عنوان برترین مزایای BPM عنوان کرده اند.

دیدگاه مایكروسافت در مورد BPM

مایكروسافت از آغاز با دیدگاه ساده‌‌كردن هرچه بیشتر استفاده از نرم‌افزارها وارد عرصه نرم‌افزار شد و بعد با استفاده از محصولات خود سعی كرد برای كاربران، راحتی هرچه بیشتر و قابلیت‌های قابل دسترسی‌تر را به ارمغان بیاورد. در زمینه BPM نیز وضع به همین منوال است. دیدگاه مایكروسافت این است كه با آن‌كه در سازمان‌ها،‌ حجم زیادی از دانش به صورت‌های مختلف موجود است و سازمان‌ها برای انجام مأموریت و پیشبرد اهداف سازمان دارای ساختارها و فرآیندهای مورد نظر خود هستند، در نهایت، «افراد» سازمان كارها را به انجام می‌رسانند و سازمان را به حركت در می‌آورند. از این‌رو در راه‌حل مایكروسافت، تأكید بر قابل استفاده بودن هرچه بیشتر محصول BPM حتی برای كاربران IT سازمان است.

سیستم های مناسب برای BPM باید این ویژگیها را داشته باشند:

·     رویکرد و ساختار افقی (فرآیندی) داشته باشند. (بجای رویکرد عمودی – وظیفه ای)

·        قابیلت تغییر و انعطاف بالا داشته باشند. (به دلیل تغییر مداوم کسب و کار)

·        در سطح کل سازمان به کار گرفته شوند. (چون فرآیندها به هم وابسته اند.)

برای پیاده‌سازی BPM در سازمان‌ها از BPMS یا Business Process Management System استفاده می‌گردد كه شركت‌های مختلف بنا بر دیدگاه‌ها و ابزارهای مختلفی كه دارند، راه‌حل‌های مختلفی را در این زمینه ارایه داده‌اند كه در ادامه به بررسی دیدگاه مایكروسافت در این زمینه می پردازیم.

BPMS

نوع خاصی از نرم افزار می باشد که از تمام چرخه عمر فرآیندهای کسب وکار پشتیبانی می کند.

 

معماری مفهومی BPMS مایكروسافت‌

سیستم‌های BPM باعث تحولات عمده‌ای در متدلوژی‌های توسعه و استقرار فرآیندها شده‌اند. این سیستم‌ها از آن لحاظ كه روی فرآیندها متمركزهستند و بر عملیات چندمنظوره تأكید دارند، حایز اهمیت هستند و این قابلیت‌ها بر اساس معماری منعطف و قدرتمندی حاصل می‌شود كه دارای اجزایی است كه قابلیت استفاده مجدد را دارند. همان‌طور كه قبلاً ذكر شد، فرآیندهای سازمان‌ها طیف‌های مختلفی دارند كه از عملیات ساده یك یا چندگامی فاقد ساختار مشخص گرفته تا فرآیندهای كلان و مركزی سازمان را شامل می‌شوند. مایكروسافت، یك معماری برای سیستم BPM خود در نظر گرفته است كه بتواند تمامی طیف‌های فرآیندهای سازمانی را پوشش دهد مهم ترین اجزای معماری فوق به طور خلاصه به شرح زیر، توصیف می‌شوند:

• سرویس‌دهنده تعاملی

یك سرویس‌دهنده تعاملی (مانند Microsoft Office SharePoint Server) برای خودكارسازی فرآیندهای فردی یا تیمی به كار می‌رود كه كمك می‌كند عملیات شخصی افراد (مانند بازبینی یا تأیید یك مستند)‌ در یك سازمان و همین‌طور عملیات تیمی آن‌ها با یكدیگر با اتوماسیون بالا انجام گردد. به علا‌وه، سرویس‌دهنده تعاملی قابلیت سرویس‌دهی به تیم‌هایی با پراكندگی جغرافیایی، قابلیت اشتراك‌گذاری مستندات، و مدیریت محتوای آن‌ها در چرخه حیاتشان را ارایه می‌دهد.

• مدل توسعه

تمامی فناوری‌های موجود در لایه‌های میانی، براساس چشم‌اندازی از یك مدل برنامه‌نویسی یكپارچه كه بر اساس سكوی Net Framework 3. و ابزارهای مدل‌سازی و توسعه از قبیل Visual Studio 2005 و Visioاست ساخته می‌شوند.

معماری BPMS مایكروسافت،‌ راه‌حلی را ارائه می‌دهد كه علاوه بر آن‌كه می‌توان برخی از فرآیندهای سازمانی را یكپارچه و خودكار نمود، امكان اتصال و یكپارچگی سیستم‌های اطلاعاتی مختلفی را ارائه می‌دهد كه در سطح سازمان پراكنده‌اند و بدین‌طریق سرمایه‌گذاری‌هایی كه یك سازمان روی سیستم‌های اطللاعاتی قبلی خود انجام داده است، حفظ می‌كند.

اجزای معماریBPMS  مایكروسافت‌

مایكروسافت، ‌مدل معماری مذكور در بخش قبل را برای راه‌حل BPMS با استفاده از یك‌ سری محصولات و اجزا محقق می‌كند.

اجزای موجود در معماری BPMS عبارتند از:

• قابلیت‌های كاربری

تعامل كاربران حوزه كسب‌وكار با سیستم BPM مایكروسافت عموماً از طریق محصولات خانواده MSOffice صورت می‌گیرد. BPMS مایكروسافت به كاربران اجازه می‌دهد به جای صرف وقت برای یادگیری محصولات جدید، از مجموعه MS Office مانند Word ،‌Excel و InfoPath كه كاملاً شناخته شده هستند، برای تعامل با فرآیندهای كسب‌وكار استفاده كنند.

• قابلیت‌های مرتبط با فرآیندها

در راه‌حل مایكروسافت،‌ خودكارسازی و مدیریت فرآیندها در یك محیط توزیع‌شده از طریق دو سرویس‌دهنده لایه میانی به شرح زیر انجام می‌شوند:

• Office SharePointServer 2007: این سرویس‌دهنده تعاملی برای كاربران حوزه كسب‌وكار و قابلیت‌های به اشتراك‌گذاری مستندات را فراهم می‌آورد تا بتوانند بهتر با یكدیگر ارتباط داشته باشند و به طور مؤثرتر كار كنند. SharePoint Server 2007 قابلیت ایجاد یك پورتال هوشمند را در بردارد كه از این طریق افراد و تیم‌ها در سازمان با دانش سازمانی متصل شوند

                                          . SharePoint مجموعه‌ای از نرم‌افزارهای سرویس‌دهنده است كه افزایش كارایی سازمان را از طریق سرویس‌های كنترل محتوای الكترونیكی ، ساده‌سازی و شتابدهی تعاملات بین فرآیندها در یك سازمان‌ ‌‌، ساده‌كردن تصمیم‌سازی با فراهم‌آوردن اطلاعات بهتر برای تصمیم‌گیری‌ ، به اشتراك‌گذاری اطلاعات در سازمان‌محقق  می‌سازد                                                                                                        .                                                                  
• قابلیت‌های مرتبط با داده‌ها و هوشمندی كسب و كار: با ظهور SQL Server 2005 كه كاملاً در رده سرویس‌دهنده‌های پایگاه‌داده‌های سازمانی قرار می‌گیرد، BPMS مایكروسافت قابلیت‌های مرتبط با هوشمندی كسب‌وكار را در رده سازمانی ارایه می‌دهد كه با اجرای نرم‌افزارهای كاربردی می‌تواند داده‌‌های مرتبط با فرآیندهای كسب‌وكار را تحلیل كند و نتایج آن را در قالب گزارش‌هایی ارایه دهد تا بازخورد داده‌های فرآیندهای سازمان، زودتر مشخص شود و از آن‌ها برای تصمیم‌گیری و بهبود فرآیندهای موجود استفاده شود.
• قابلیت ‌های توسعه سیستم: توسعه سیستم در چهارچوب BPMS مایكروسافت از طریق ابزارهای مختلفی صورت می‌گیرد كه هر دسته از این ابزارها برای انجام بخشی از فرآیند توسعه استفاده می‌گردند كه پاره‌ای از آن‌ها در زیر شرح داده شده است                                                                              :
 Visio 2007 با داشتن قابلیت‌های بسیار در زمینه مدل‌سازی و ترسیم نمودارها به افراد كمك می‌كند مفاهیم پیچیده‌ای مانند فرآیند و سیستم را بصری نمایند و در مورد آن بهتر فكر كنند. علاوه بر این، Visio دارای قابلیت‌های ترسیم نمودارهای خاص برای طراحی فرآیند است. این نمودارها دارای نمادهای مختلفی برای بیان فعالیت‌ها،‌ رویدادها،‌ تصمیمات، جریان كارها و تراكنش‌ها است كه با استفاده از آن‌ها می‌توان منطق فرآیندها را به طور كامل مدل كرد و بیان نمود                                                                .    با استفاده از Office SharePointDesigner 2007 می‌توان انواع گردش‌كارها را بدون نیاز به نوشتن كد طراحی و پیاده‌سازی‌ كرد. با استفاده از این ابزار افرادی كه دانش فنی ندارند نیز می‌توانند كاربردهایی از قبیل مدیریت داده‌ها و

 جایگاه BPMS در سازمان کجاست؟

 سیستم‎های خبره بخش خاصی از فعالیت‎های یک واحد سازمانی را مکانیزه کرده و تقریبا نگاه عمودی دارد. در مقابل سیستم‎های خبره، BPMS کل فرآیندهای سازمان را مکانیزه نموده و نگاه افقی در مکانیزاسیون دارد.وجود BPMS درکنار آنها خلاء بین سیستم‎های خبره را به منظور مکانیزاسیون سایر فعالیت‎ها و فرآیندهای سازمان پر خواهد نمود. BPM بین فرآیندها و سیستم‎های خبره یکپارچگی ایجاد می‎نماید.

سناریوهای بکارگیری BPMS

گارتنر، یکی از شرکت‎های مشاوره‎ای پژوهشی معتبر جهانی، چهار سناریوی کاربرد BPMS را به شرح ذیل از هم تفکیک کرده است:

1. پیاده‎سازی نرم‎افزار                                                                                    .                 به معنای توسعه یک نرم‎افزار برای پوشش یک فرآیند خاص. از آنجا که BPMS ها بر مدل مبتنی هستند، تغییر و اصلاح نرم‎افزار هم با دستکاری در مدل نرم‎افزاری میسر است. معمولاً در این مورد سازمانها ترجیح می‎دهند از سیستم‎های موجود در قالب یک مدل نرم‎افزار مرکب (کامپوزیت) استفاده کنند.

2. برنامه بهبود مستمر

هنگامی که «شفافیت و چابکی» در بهبود فرآیندهای اصلی سازمان مورد نظر باشد، از سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار یا همان BPMS استفاده می‎شود.

3. پشتیبانی از معماری سرویس گرا (SOA)

واحدIT سازمان با به‎کارگیری BPMS می‎تواند همکاری بیشتری در اولویت‎بندی برنامه‎های SOA و مهندسی مجدد نرم‎افزارهای موجود را به دست آورد.

4. برنامه مهندسی مجدد

مدل‎سازی و پیاده‎سازی فرآیند توسط BPMS بسیار جذاب است.این سناریو _که تصمیم‎گیری در مورد آن بر عهده مدیریت کلان سازمان است. ممکن است با سناریوهای 2و 3 هم‎پوشانی پیدا کند. در هر چهار سناریو نیازها و ظرفیت‎های مشترک  مانند استفاده از مدل‎های کسب و کار برای افزایش اشتراک نظرها ،مدیریت یکپارچه منابع مختلف شامل عوامل انسانی، سیستم‎ها و جریان داده‎ها ،ساده‎تر کردن مدیریت استثناها ،قرار دادن سیستم‎های موجود در قالب یک نرم‎افزار مرکب (کامپوزیت) مبتنی بر مدل پایش به موقع فرآیند ،مشارکت بهتر IT و کسب و کار در چرخه بهبود و توسعه ابزارهای جدید ،توانایی مدیریت فرآیندهای بلندمدت ،مدیریت تعاملات با مشتریان به چشم می‎خورد.

ضرورت و مزایای BPM :

سازمانها از سيستم هاي BPM استفاده می کنند تا تأثیر گذاری عملیات مركزی خود را افزایش دهند. به طور خاص BPM تعاملهای بین سیستمها، فرآیندهای کسب و کار و تعاملهای افراد را هماهنگ می کند. نتایج مورد انتظار از استفاده از BPM به شرح زیر می باشند

۱ - کاهش هزینه (Saving Money) با اتوماسیون مسیر دهی کارها و فعالیتها به کارمندان و حذف کارهایی که ارزشی به سیستم اضافه نمی کنند مانند تصمیمات عادی و روزمره، انتقال داده و نرم افزارها و غیره و فراهم کردن لیست کارهای مناسب برای کاربران.

۲ - صرفه جویی در زمان (Saving Time) با تغییر فرآیندهای کسب و کار بر اساس فناوری، دولت یا نیازهای رقابتی. با توجه به یکپارچگی تنگاتنگ تعریف های فرآیند و برنامه های کاربردی اساسی مربوط با آنها، تغییرات در تعاریف می تواند بلافاصله به کار گرفته شوند و به سرعت گسترش و انتشار پيدا كند.

۳ - ارزش افزوده (Adding Value) با گشودن مجموعه ای از کارکردها كه در شرکتي با زمينه فكري صرفاً BPM به خوبي مي توانند استفاده شوند. این ارزش در محیط های متفاوتی می تواند اضافه شود. تحلیل و بهینه سازی (کمی) فرآیند، گواهی کیفیت (مانند ISO ) – که این محیطها نیاز به ایجاد و انتشار روال ها دارند. محیط دیگر Compliance Management می باشد (مانند SOX) که به سازمانهای بسیاری تحمیل شده است.

با پیاده سازی BPM، شرکتها قادرند فرآیندهای فراواحدي (Cross-Functional) کسب و کار که در سیستم ها قسمتها، افراد و شرکای مختلف از آن استفاده می کنند را هماهنگ كرده و ارتقاء دهند. در واقع این مشتریان یک سازمان هستند که از BPM بهره مند می شوند. مشتری می خواهد اطلاعات و محصول را هر چه سریعتر دریافت کند. این باعث رضایت مشتری می شود و رضایت مشتری به معناي سود بیشتر شرکت مي باشد.

 برای دیدن مانتو ها بر روی کانال مانتو ولباس به قیمت عمده کلیک کنید.